E-Mail Archivierung

Effiziente E-Mail-Archivierung mit DMS & ECM – Rechtssicher und jederzeit verfügbar

E-Mails sind ein zentraler Bestandteil der Geschäftskommunikation und enthalten oft wichtige Informationen, die langfristig aufbewahrt werden müssen. Mit einer digitalen Lösung zur E-Mail-Archivierung auf Basis eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) oder Enterprise-Content-Management-Systems (ECM) sorgen Sie für Rechtssicherheit, Transparenz und Effizienz. Gleichzeitig entlasten Sie Ihre IT-Systeme und optimieren den Zugriff auf geschäftskritische Daten.

Vorteile der E-Mail-Archivierung

Eine professionelle E-Mail-Archivierung bietet zahlreiche Vorteile:

• Rechtssicherheit: Erfüllen Sie gesetzliche Anforderungen zur Aufbewahrung geschäftlicher E-Mails, wie die GoBD in Deutschland oder internationale Standards.
• Schneller Zugriff: Archivierte E-Mails sind jederzeit schnell auffindbar, unabhängig vom ursprünglichen Postfach oder Mitarbeiterwechseln.
• Speicherentlastung: Durch die Auslagerung älterer E-Mails entlasten Sie Ihre Mailserver und erhöhen die Systemleistung.
• Schutz vor Datenverlust: Automatische Archivierung schützt vor dem Verlust wichtiger Informationen, etwa durch versehentliches Löschen.
• Compliance und Nachvollziehbarkeit: Die manipulationssichere Speicherung sorgt für Transparenz und ist bei rechtlichen Prüfungen ein entscheidender Vorteil.
• Optimierte Zusammenarbeit: Zentrale Archive ermöglichen einen einfachen, sicheren Zugriff auf relevante E-Mails für berechtigte Mitarbeiter.

Mögliche Aspekte einer Lösung für E-Mail-Archivierung

Eine moderne E-Mail-Archivierungslösung bietet Funktionen, die sich individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen lassen:

• Automatische Archivierung: E-Mails werden nach vordefinierten Regeln direkt beim Empfang oder Versand archiviert.
• Volltextsuche: Leistungsstarke Suchfunktionen ermöglichen das schnelle Finden von E-Mails anhand von Schlagwörtern, Absendern, Daten oder Inhalten.
• Revisionssichere Speicherung: Manipulationssichere Ablage stellt sicher, dass archivierte E-Mails den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
• Integration mit DMS und ECM: E-Mails können direkt mit Projekten, Kundenakten oder anderen relevanten Dokumenten verknüpft werden.
• Langzeitarchivierung: Archivierte E-Mails bleiben auch über mehrere Jahre hinweg in einem lesbaren und gesetzeskonformen Format erhalten.
• Berechtigungsmanagement: Klare Zugriffsbeschränkungen sorgen dafür, dass nur autorisierte Personen sensible E-Mails einsehen können.

Warum DMS & ECM für die E-Mail-Archivierung?

Die Kombination von E-Mail-Archivierung und einem DMS/ECM-System schafft eine ganzheitliche Lösung für Ihre Dokumentenverwaltung. Sie integrieren E-Mails nahtlos in Ihre Geschäftsprozesse und verbessern gleichzeitig die Sicherheit und Effizienz.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

• Compliance-konforme Archivierung
• Schneller Zugriff auf geschäftskritische Informationen
• Reduzierung von IT-Aufwand und Kosten

Bereit für die Digitalisierung Ihrer E-Mail-Kommunikation? Kontaktieren Sie mich, um die passende Lösung für Ihre E-Mail-Archivierung zu finden und Ihre Prozesse zukunftssicher zu gestalten.